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• お申し込み等について
• 催し物当日のご案内
• 会議室ご利用についてのお願い

お申し込みからご利用まで

お申し込み

受付場所		地下1階財団事務室 (電話でご予約の場合　tel 053-451-1111）
受付開始		通常のご利用(音楽工房を除く）	ご利用日の6ヶ月前の同日
		音楽工房のご利用及び音楽工房を含むご利用	ご利用日の1年前の同月同日
		コングレスセンター1フロア以上を含むご利用
		ホールを含むご利用	ご利用日の1年6ヶ月前の同日
		コングレスセンター全館を含むご利用
		国際規模・全国規模の催事で大ホール、中ホール、展示イベントホール、コングレスセンターを含むご利用	ご利用日の3年前の同月同日
		大ホール、中ホール、展示イベントホール、コングレスセンター全館のうち2施設以上を含むご利用
受付時間		午前9時～午後9時(休館日を除く）
提出書類		所定の「ご予約申込書」 (電話でご予約の場合はfax又は郵送いたします。）
		催し物内容に関する資料(前回実施のプログラム等）
利用時間	午前	9：00～12：30
	午後	13：00～17：00
	夜間	18：00～22：00
	全日	9：00～22：00
休館日		12月29日から翌年1月3日まで。また、保守点検等により臨時に休館することがあります。

Web予約について

研修交流センターの施設・備品をWebから予約いただけるようになりました。下記からお申込み下さい。

予約確認

「ご予約申込書」をご提出いただいた後、「ご予約確認書」をお送りいたします。ご予約内容をご確認ください。なお、ご利用当日にご提示いただく場合がございますので、大切に保管してください。
催し物によっては、制限を付すことがありますのでご了承ください。

使用料のお支払い

第1回目のお支払い(全額請求）	ご利用開始日の2ヶ月前にご請求いたします。施設使用料の全額を開始日の2週間前までにお支払いください。 ※ご予約確認書の発行がご利用開始日の2ヶ月前以降の場合はご予約確認書発行時にご請求いたします。その際、お支払い期限は変更することがあります。
第2回目のお支払い(精算請求）	附帯設備の使用料等は催し物終了後にご請求いたします。請求日から2週間以内にお支払いください。

ホールを含むご利用・コングレスセンター全館をご利用の場合
※ホールの料金体系につきましては、各ホールの「利用のご案内」をご確認ください。

第1回目のお支払い(3割請求）	施設使用料の3割をご予約確認書発行時にご請求いたします。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。
第2回目のお支払い(7割請求）	施設使用料の残りの金額を、ご利用開始日の4ヶ月前にご請求いたします。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。 ご予約確認書の発行が利用開始日の4ヶ月前以降の場合は、ご予約確認書発行時に施設使用料の全額を一括してご請求いたします。その際、お支払い期限は変更することがあります。
第3回目のお支払い(精算請求）	精算請求は、その他のご利用の場合と同様です。

打合わせ

ご利用日の2週間前までに担当職員との打合わせをお願いします。

打合わせ事項	・催し物のスケジュールについて ・会場レイアウトについて ・使用備品について ・入場整理・会場警備について ・物品の販売・配布・展示等の有無について ・搬入車両の有無について
必要なもの	・会場レイアウト図 ・進行表・プログラム等

ご利用当日

入館するとき	コングレスセンターは地下1階の財団事務室、研修交流センターは2階の事務室までおこしください。鍵をお渡しいたします。
退館するとき	机・いすを整理し、電気を消して施錠を確認してから事務室へ鍵を返却してください。

ご予約内容の変更・取消し

催し物当日のご案内

鍵の受け渡し

鍵をお渡しできる時刻はご利用時間からとなります。ご利用後は鍵を閉めて事務室までお返しください。鍵の返却をもってご利用終了時刻とさせていただきます。

搬入・搬出

コングレスセンターへの器材、資料等の搬入・搬出は、コングレスセンター搬入口を利用してください。また、研修交流センターには専用の搬入口および搬入用エレベーターがありませんので、搬入・搬出経路については担当職員と打合わせをしてください。

駐車場

コングレスセンター・研修交流センターには主催者専用の駐車場はありませんので、アクトシティ地下有料駐車場をご利用ください。

電話の取り次ぎ

外線電話の取り次ぎは、緊急以外いたしません。なお、各室への伝言取り次ぎもいたしませんのでご了承ください。

定員

会議室に定員を超える参加者を入場させることは、消防法により禁止されています。定員は厳守してください。

会場レイアウト

コングレスセンターの会場レイアウトについては担当職員と打ち合わせをしてください。研修交流センターは、すべて主催者側でレイアウト変更および原状復帰をしていただきます。

看板・ポスター等の掲示

看板・ポスター等の掲示を行う場合は、所定の掲示場所または貸出し用のサインスタンドをご利用ください。壁・扉・窓への掲示は固くお断りいたします。

事故・病人の発生

事故・病人等が発生した場合は、直ちに職員に届け出て、その指示に従ってください。応急処置用の救急箱は用意してあります。

財団事務室内線

コングレスセンター　3010
研修交流センター　3100

サービスルーム(給湯室）

湯呑み・急須・ポット・盆等をご用意しています。(研修交流センターは茶葉をご用意ください）
使用後は必ず洗って元どおりにしてください。

雨の日は

雨の日はエントランスロビーに傘立て・傘袋がありますので、ご利用ください。

打合わせ以外の事項は

打合わせ以外の事項は使用当日に、あらかじめご予約されていない設備・備品等をご利用される場合や、スケジュールの変更等が出た場合は職員にお申し出ください。

ピアノ調律

研修交流センターのピアノの調律は、当施設指定の業者により、主催者の負担で、利用時間内に行ってください。なお、ピアノの使用後はピッチを440～442Hzへ戻してください。
・ヤマハ／ヤマハミュージック東海浜松店　tel　053-467-1171
・カワイ／河合楽器サービスセンター　tel　053-452-4134
・アポロ／東洋ピアノ製造　tel　0538-66-6525

ご利用時間の延長

ご利用時間は厳守してください。やむを得ない理由により延長されたい場合は、次の利用者に支障のない場合に限りご利用できます。ただし、研修交流センターの延長およびコングレスセンターの早朝・夜間の延長は、原則としてできません。

後片づけ

催し物が終了したら、机・いすを整理し、忘れ物等の確認をしてください。ゴミ・弁当殻は主催者側でお持ち帰りください。

ご精算

延長時間や施設・備品料金等のご精算は、催し物終了後に現金または銀行振込でお支払いください。なお、当日現金でご精算される場合は事前にお知らせください。

会議室ご利用についてのお願い

事前打合わせ

催し物を円滑に進行していただくため、ご利用日の約2週間前に詳細な打合わせを行います。打合わせ事項については上記『打合わせ』をご覧ください。

ご利用時間

ご利用時間には、準備・後片づけ等の時間を含みます。ご利用時間内に完了するよう注意してください。

飲食・喫煙

会場内での飲食については担当職員と打合わせをしてください。なお、会議室で弁当等の配達を業者に依頼する場合は、ご利用時間内に弁当殻の搬出まで確実に行うよう発注してください。喫煙は健康増進法の施行により屋内は全面禁煙とさせていただいております。

関連郵便物・配達物

催し物に関連した郵便物・配達物については、当施設では受け取り・保管はいたしません。当日、主催者が直接受け取るよう手配してください。やむを得ず受け 取った場合、紛失・盗難等の事故が発生しても当施設では一切責任を負いません。催し物終了後の物品の預かりもお断りします。

臨時電話・特別電源

各会議室に備え付けの内線電話では、外線通話はできません。
次の部屋では臨時電話回線を引くことが可能です。コングレスセンターのこれらの部屋を展示会場としてご利用の場合、特別電源工事も可能です。
・コングレスセンター　21・23・31・41・44・54会議室
・研修交流センター　51研修交流室(臨時電話のみ可能）
臨時電話回線の設置および特別電源工事につきましては、担当職員にご相談ください。

利用許可の取消し制限

ご利用内容が次のいずれかに該当するときは、ご利用の取消し、もしくはご利用を中止をさせていただくことがあります。
・施設の利用権を第三者に譲渡、転貸した場合
・公の秩序または善良な風俗を乱す恐れがあると認められる場合
・施設および附帯設備などを損傷・紛失する恐れがある場合
・各施設の「利用のご案内」を遵守しなかった場合
・利用の目的・内容が申請と異なっている場合
・災害・その他の不可抗力な原因によって施設のご利用ができなくなった場合
・その他、施設管理上支障があると認められる場合
上記の理由でご利用の取消し・制限が生じた結果、お客様に損害が生じる場合があっても当施設では一切責任を負いません。

管理責任の範囲

盗難・不測の事故等により、ご利用者・主催者・参加者および観客に損害が生じた場合、当施設では一切責任を負いません。

損害の賠償

施設・設備等を損傷・紛失した場合は、弁償していただきます。

災害・緊急時の対策

通常の警備・整理についてだけでなく、災害・緊急事態発生時に備えて参加者の避難・誘導・緊急連絡・応急処置などについて綿密な計画を立てるとともに、当日の係員に徹底してください。

設備・備品の利用

音響・映像等の各種設備・備品を利用する場合は事前に担当職員と打合わせをしてください。なお、主催者側で操作担当者をご用意ください。当日、基本操作をご説明いたします。

ロビーのご利用

コングレスセンターではロビーでの受付・案内が可能です。ただし、各種展示・物品販売等は会議室内で行ってください。研修交流センターでの受付はスペースが限られるため、原則として室内で行ってください。

チケットの前売り

アクトシティチケットセンターで公演チケットの前売りをご希望される場合は、お早めにご相談ください。

展示会・物品販売について

展示会・物品販売の開催については事前にご相談の上、利用計画書(図面添付）を提出してください。また、次の事項を厳守してください。
・作業は事前の打合わせどおりに施行してください。また、騒音・振動・臭気・煙等を発する作業は禁止します。
・壁・床・天井・扉・ガラス等、施設への直接工作は禁止します。
・装飾材料は、不燃性または難燃性のものを使用してください。
・会場には必ず避難通路を設け、その他の通路も十分な幅員(原則として2m以上）確保してください。
・展示物および装飾物の高さは2m以下としてください。

パソコン映像の映写について

映像の映写については、あらかじめ担当職員にご相談ください。研修交流センターには、パソコン映像の映写設備はありません(音楽工房ホール、62研修交流室は除く）。

その他注意事項

・利用許可を受けていない施設への立ち入りや備品の使用はしないでください。
・火気を使用しないでください。
・危険物・動物(盲導犬を除く）・その他の施設管理上不適切であると認められる物品の持ち込みをしないでください。
・会議室内の音量は他人の迷惑にならないよう注意してください。
・ご利用の中で発生したゴミは、主催者の責任で持ち帰ってください。
・災害の発生時に備えて、ご利用前に必ず避難経路を確認してください。

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