お申し込み

受付場所		地下1階財団事務室 （電話でご予約の場合　tel 053-451-1111）
受付開始		通常のご利用	ご利用日の6ヶ月前の同日
		コングレスセンター1フロアー以上のご利用	ご利用日の1年前の同月同日
		全県規模以上の催事でコングレスセンター1フロアー以上のご利用	ご利用日の1年1か月前の同日
		大ホール・中ホール・展示イベントホールを含むご利用	ご利用日の1年6ヶ月前の同日
		コングレスセンター全館のご利用
		東海地区規模以上の催事でコングレスセンター1フロアー以上のご利用
		東海地区規模以上の催事でコングレスセンター全館のご利用	ご利用日の2年前の同月同日
		国際規模・全国規模の催事	ご利用日の3年前の同月同日
		大ホール、中ホール、展示イベントホール、コングレスセンター全館のうち2施設以上のご利用
		受付開始日午前10時までに他のお客様とご利用希望日が重複する場合は抽選となります。2日間以上の連続利用の場合、開始日の確保により後日は優先予約できます。 日数および利用規模により通常のご利用より優先的にお申し込みされた場合は、後から日数および利用規模の縮小はできません。
受付時間		9：00～21：00（年末年始、その他の休館日を除く）
提出書類		所定の「ご予約申込書」（電話でご予約の場合はFAXまたは郵送、メールいたします。）
		催し物内容に関する資料（前回実施のプログラム等）
利用時間		午前　9：00～12：30 午後　13：00～17：00 夜間　18：00～22：00 全日　9：00～22：00
休館日		12月29日から翌年1月3日まで。また、保守点検等により臨時に休館することがあります。

予約確認

「ご予約申込書」をご提出いただいた後、「ご予約確認書」をお送りいたします。ご予約内容をご確認ください。なお、ご利用当日にご提示いただく場合がございますので、大切に保管してください。
催し物によっては、制限を付すことがありますのでご了承ください。

利用許可の取消制限

ご利用内容が次のいずれかに該当するときは、ご利用の取消、もしくはご利用を中止をさせていただくことがあります。

• 施設の利用権を第三者に譲渡、転貸した場合
• 公の秩序または善良な風俗を乱す恐れがあると認められた場合
• 施設および附帯設備などを損傷・紛失する恐れがある場合
• 各施設の「利用マニュアル」を遵守しなかった場合
• ご利用の目的・内容が申請と異なっている場合
• 災害・その他の不可抗力な原因によって施設のご利用ができなくなった場合
• 期限までに利用料金のお支払いがない場合
• その他、施設管理上支障があると認められる場合

上記の理由でご利用の取消・制限が生じた結果、お客様に損害が生じる場合があっても当施設では一切責任を負いません。

管理責任の範囲

盗難・不測の事故等により、ご利用者・主催者・参加者および観客に損害が生じた場合、当施設では一切責任を負いません。

損害の賠償

施設・設備等を損傷・紛失した場合は、弁償していただきます。

災害・緊急時の対策

通常の警備・整理についてだけでなく、災害・緊急事態発生時に備えて参加者の避難・誘導・緊急連絡・応急処置などについて綿密な計画を立てるとともに、当日の係員に徹底してください。

使用料のお支払い

第1回目のお支払い（全額請求）	ご利用開始日の2ヶ月前にご請求いたします。施設使用料の全額を開始日の2週間前までにお支払いください。 ご予約確認書の発行がご利用開始日の2ヶ月前以降の場合はご予約確認書発行時にご請求いたします。その際、お支払い期限は変更することがあります。
第2回目のお支払い（精算請求）	附帯設備の使用料等は催し物終了後にご請求いたします。請求日から2週間以内にお支払いください。

ホールを含むご利用・コングレスセンター全館をご利用の場合

• ホールの料金体系につきましては、各ホールの「施設利用料一覧」をご確認ください。

第1回目のお支払い（3割請求）	施設使用料の3割をご予約確認書発行時にご請求いたします。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。
第2回目のお支払い（7割請求）	施設使用料の残りの金額を、ご利用開始日の4ヶ月前にご請求いたします。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。 ご予約確認書の発行が利用開始日の4ヶ月前以降の場合は、ご予約確認書発行時に施設使用料の全額を一括してご請求いたします。その際、お支払い期限は変更することがあります。
第3回目のお支払い（精算請求）	精算請求は、その他のご利用の場合と同様です。

ご予約内容の変更・取消

ご予約内容についての変更・取消等がある場合は、速やかにご連絡いただくとともに、「ご利用変更・取消申込書」をご提出してください。
変更・取消前にお支払いいただいた使用料はお返しできません。
ただし、取消期限内にお申し出があった場合は、各規程によりご返金いたします。

■ 取消

• コングレスセンター並びに研修交流センターの一部をご利用で、大・中・展示イベントホール・コングレスセンター全館を含むご利用の場合、取消期限は大・中・展示イベントホール・コングレスセンター全館の取消期限となります。
• 取消手続き時にキャンセル料となるご請求分が未納であった場合は、速やかにお支払いください。

■ 変更

ご利用日やご利用施設の変更は1回限りとさせていただきます。再度の変更はできません。

• 既にお支払いいただいた使用料を変更後の施設使用料・楽屋・附帯設備使用料等に充当した場合、充当後に余った分の返金はできません。
• 変更期限を過ぎてからのご変更は、変更後の使用料へ充当できません。使用料は改めてお支払いいただきます。
• コングレスセンター並びに研修交流センターの一部をご利用で、大・中・展示イベントホール・コングレスセンター全館を含むご利用の場合、変更期限は大・中・展示イベントホール・コングレスセンター全館の変更期限となります。

打合わせ

ご利用日の2週間前までに担当職員との打合わせをお願いします。

打合わせ事項	催物のスケジュールについて 会議室のレイアウトについて 会館使用備品について 持込機材について 入場整理・会場警備について 物品の販売・配布・展示等の有無について 飲食の有無について 搬入車両の有無について その他必要な事項

• 打合せ後にスケジュール・使用備品等に変更が生じた場合は、お早めにご連絡ください。
  当日の変更は対応できない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

ご利用当日

入館するとき	地下1階の財団事務室までおこしください。鍵をお渡しいたします。
退館するとき	机・いすを整理し、電気を消して施錠を確認してから事務室へ鍵を返却してください。

• 2日間以上連続してご利用される場合でも、日ごとに鍵を返却してください。

鍵の受け渡し

鍵をお渡しできる時刻はご利用時間の10分前からとなります。ご利用後は鍵を閉めて事務室までお返しください。鍵の返却をもってご利用終了時刻とさせていただきます。

搬入・搬出

コングレスセンターへの器材、資料等の搬入・搬出は、コングレスセンター搬入口を利用してください。

駐車場

コングレスセンター・研修交流センターには主催者専用の駐車場はありませんので、アクトシティ地下有料駐車場をご利用ください。

電話の取り次ぎ

外線電話の取り次ぎは、緊急時以外いたしません。なお、各室への伝言取り次ぎもいたしませんのでご了承ください。

定員の厳守

会議室に定員を超える参加者を入場させることは、消防法により禁止されています。定員は厳守してください。

会場レイアウト

コングレスセンターの会場レイアウトについては担当職員と打ち合わせをしてください。32・45・51会議室は、すべて主催者側でレイアウト変更および原状復帰をしてください。

案内表示・ポスター等の掲示

案内表示・ポスター等の掲示を行う場合は、所定の掲示場所または貸出し用のサインスタンドをご利用ください。壁・扉・窓への掲示は固くお断りいたします。

事故・病人の発生

事故・病人等が発生した場合は、直ちに職員に届け出て、その指示に従ってください。応急処置用の救急箱は用意してあります。

財団事務室内線

コングレスセンター　地下1階 財団事務室　3010

サービスルーム（給湯室）

湯呑み・急須・ポット・盆等をご用意しています。
使用後は必ず洗って元どおりにしてください。

雨天の対応

エントランスロビーに傘袋をご用意しております。

打合わせ以外の事項

ご利用当日に、あらかじめご予約されていない設備・備品等をご利用される場合や、スケジュールの変更等が出た場合は担当職員にお申し出ください。ただし、当日の設備・備品等の追加は、ご対応が難しいこともありますのでご了承ください。

ご利用時間の延長

ご利用時間は厳守してください。やむを得ない理由により延長されたい場合は、次の利用者に支障のない場合に限りご利用できます。ただし、夜間の延長はできません。

後片づけ

催し物が終了したら、机・いすを整理し、忘れ物等の確認をしてください。ゴミ・弁当殻は主催者側でお持ち帰りください。

ご精算

延長時間や施設・備品料金等のご精算は、催し物終了後にご請求します。請求日から2週間以内にお支払いください。

※ 現金または銀行振込にてお支払いください。（お振込手数料はお客様負担となります。）

飲食・喫煙

会場内での飲食については担当職員と打合わせをしてください。なお、会議室で弁当等の配達を業者に依頼する場合は、ご利用時間内に弁当殻の搬出まで確実に行うよう発注してください。喫煙は健康増進法の施行により屋内は全面禁煙とさせていただいております。

関連郵便物・配達物

催し物に関連した郵便物・配達物については、当施設では受け取り・保管はいたしません。当日、主催者が直接受け取るよう手配してください。やむを得ず受け取った場合、紛失・盗難等の事故が発生しても当施設では一切責任を負いません。催し物終了後の物品の預かりもお断りします。

臨時電話・特殊電源

各会議室に備え付けの内線電話では、外線通話はできません。
次の部屋では臨時電話回線を引くことが可能です。コングレスセンターのこれらの部屋を展示会場としてご利用の場合、特殊電源工事も可能です。

• コングレスセンター　21・23・31・41・44・54会議室

臨時電話回線の設置および特殊電源工事につきましては、担当職員にご相談ください。

設備・備品の利用

音響・映像等の各種設備・備品を利用する場合は事前に担当職員と打合わせをしてください。なお、主催者側で操作担当者をご用意ください。当日、基本操作をご説明いたします。
持込機材がある場合も事前にお知らせください。

ロビーのご利用

コングレスセンターではロビーでの受付・案内が可能です。ただし、各種展示・物品販売等は会議室内で行ってください。

チケットの前売り

アクトシティチケットセンターで公演チケットの前売りをご希望される場合は、お早めにご相談ください。
詳しくはこちらをご覧ください。

展示会・物品販売について

展示会・物品販売の開催については事前にご相談の上、利用計画書（図面添付）を提出してください。また、次の事項を厳守してください。

• 作業は事前の打合わせどおりに施行してください。また、騒音・振動・臭気・煙等を発する作業は禁止します。
• 壁・床・天井・扉・ガラス等、施設への直接工作は禁止します。
• 装飾材料は、不燃性または難燃性のものを使用してください。
• 会場には必ず避難通路を設け、その他の通路も十分な幅員（原則として2m以上）確保してください。
• 展示物および装飾物の高さは2m以下としてください。

その他注意事項

• 利用許可を受けていない施設への立ち入りや備品の使用はしないでください。
• 火気を使用しないでください。
• 危険物・動物（盲導犬を除く）・その他の施設管理上不適切であると認められる物品の持ち込みをしないでください。
• 会議室内の音量は他人の迷惑にならないよう注意してください。
• ご利用の中で発生したゴミは、主催者の責任で持ち帰ってください。
• 災害の発生時に備えて、ご利用前に必ず避難経路を確認してください。

公益財団法人浜松市文化振興財団　アクトシティ浜松

TEL:053-451-1111　FAX:053-451-1123