for USER アクトシティ浜松でイベントを開催する方

お申し込みからご利用まで

お申し込み

受付場所 地下1階財団事務室(電話でご予約の場合 tel 053-451-1111)
受付開始 通常のご利用 ご利用日の1年6ヶ月前の同日
3日間以上連続のご利用 ご利用日の2年1ヶ月前の同日
国際規模・全国規模の催事
大ホール・中ホール・展示イベントホール・コングレスセンター全館のうち、2施設以上のご利用
ご利用日の3年前の同日
リハーサル室単独のご利用

受付開始日午前10時までに他のお客様とご利用希望日が重複する場合は抽選となります。2日間以上の連続利用の場合、開始日の確保により後日は優先予約できます。

日数及び利用規模により通常のご利用より優先的にお申し込みされた場合は、後から日数および利用規模の縮小はできません。

ご利用日の1ヶ月前の同日
受付時間 午前9時~午後9時(年末年始その他の休館日を除く)
提出書類 所定の「ご予約申込書」 (電話でご予約の場合はfax又は郵送いたします。)
催し物内容に関する資料(前回実施のプログラム等)
利用時間 午前 9:00~12:00
午後 13:00~17:00
夜間 18:00~22:00
全日 9:00~22:00
休館日 12月29日から翌年1月3日まで。また、保守点検等により臨時に休館することがあります。
提出書類について >>
  • 1年6ヶ月前以前のご予約は「事業計画書」をご提出いただきます。 1年6ヶ月前に改めて「ご予約申込書」をご提出ください。
利用時間について >>
  • ご利用時間には、催しの準備・撤去の作業時間を含みます。催し物の円滑な進行のためにもご利用時間は余裕を持ってご予約ください。
  • 準備・片付けによるご利用時間の延長はご相談ください。
  • 連続利用時間は原則として14日間です。

予約確認

「ご利用申込書」を受理した後、「ご予約確認書」をお送りいたします。 ご予約内容をご確認ください。なお、ご利用当日にご提示いただく場合がございますので、大切に保管してください。
催し物によっては、制限を付すことがありますのでご了承ください。

使用料のお支払い

第1回目のお支払い(3割請求) 施設使用料の3割をご予約確認書発行時にご請求します。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。

入場料0円の施設使用料にてご請求いたします。

第2回目のお支払い(7割請求) 施設使用料の残りの金額をご利用開始日の4ヶ月前にご請求します。請求日から1ヶ月以内にお支払いください。

入場料並びに準備・リハーサル・片付けの形態を反映してご請求いたします。

ご予約確認書の発行がご利用開始日の4ヶ月前以降の場合は施設使用料全額を一括してご請求します。その際、お支払い期限は変更することがあります。

第3回目のお支払い(精算請求) 楽屋使用料・冷暖房料・附帯設備の使用料等は催し物終了後にご請求いたします。請求日から2週間以内にお支払いください。
備考 >>>
  • 期限までに使用料のお支払いがない場合は、ご予約を取り消させていただくことがありますのでご了承ください。
  • 現金または銀行振込でお支払いください。 (お振込手数料はお客様負担となります)

打合わせ

ご利用日の1ヶ月前までに担当職員との打合わせをお願いいたします。
打合わせや下見のためにご来館の際には、あらかじめ担当職員と日時の調整をお願いいたします。

打合わせ事項
  • 催し物のスケジュールについて
  • 舞台設営について
  • 使用備品について
  • 入場整理・会場警備について
  • 物品の販売・配布・展示等の有無について
  • 使用楽屋の有無について
  • 搬入車両の有無について
必要なもの
  • 会場設営図
  • 進行表・プログラム等
  • 電気・水道利用届出書(必要な場合)

    配線図・配管図添付

  • 開催事項(必要な場合)
  • 主催者避難誘導員編成表
  • 催事内容や施設の使用形態によっては、ご利用を制限させていただくこともありますので、ご了承ください

ご利用当日

入館するとき 地下1階の財団事務室までおこしください。鍵をお渡しします。
退館するとき 施設を原状復帰し、施錠を確認してから財団事務室へ鍵を返却してください。
  • 2日間以上連続してご利用される場合でも、日ごとに鍵を返却してください。

ご予約内容の変更・取消し

  • ご予約内容についての変更・取消し等がある場合は、速やかにご連絡いただくとともに、「変更・取消し申込書」を提出してください。
  • ご利用日やご利用施設の変更は1回限りとさせていただきます。再度の変更はできません。
  • 変更・取り消し前にお支払いいただいた利用料はお返しできません。ただし、ご利用日の1ヶ月前までに変更のお申し込みがあった場合は、施設使用料、附帯設備利用料に充当いたします。それ以降の変更はキャンセル扱いとし、使用料は改めてお支払いいただきますのでご注意ください。90日前までに取り消しの申し込みがあった場合はお支払いいただいている利用料のうち、予納金(3割請求分)を除いた額を返金いたします。
  • ご利用の変更先は、変更前の6ヶ月後を限度とさせていただきます。

催し物当日のご案内

鍵の受け渡し

鍵をお渡しできる時刻はご利用時間の10分前からとなります。ご利用後は鍵を閉めて事務室までお返しください。鍵の返却をもってご利用終了時刻とさせていただきます。

搬入・搬出

道具、資料等の搬入・搬出は、所定ブロックの搬入口を利用してください。
搬入口からの搬入車両の乗り入れは可能です。歩道での停車はご遠慮ください。
なお、道具類については防炎処理を施した物をご使用ください。

駐車場

展示イベントホール東側に搬出入車両専用駐車場をご用意しています。
・各ブロック:11tトラック 1台分
駐車する場所・時間等は担当職員と打合わせをしてください。

電話の取り次ぎ

外線電話の取り次ぎおよび伝言は、緊急時のみとさせていただきます。

避難誘導・案内要員の配置

指定された各扉・ホワイエ等整理案内要員および、非常時の観客の避難誘導要員をおいてください。
1ブロックにつき8名

控室の管理

控室の鍵は技術スタッフがお渡ししますので、責任を持って管理してください。なお、お帰りの際は必ず施錠して鍵を技術スタッフへお返しください。また、控室内の温度調整は財団事務室へご連絡ください。

物品の配布・販売 ・展示

催し物に関連した物品に限ります。場所・内容等は事前に届け出ていただきます。ホール側の了解を得た範囲で行ってください。

看板・ポスター等の掲示

看板・ポスター等の掲示を行う場合は、備え付けのサインスタンドをご利用ください。壁・扉・窓などへの掲示は固くお断りいたします。

事故・病人の発生

事故・病人等が発生した場合は、直ちに担当職員に届け出て、その指示に従ってください。応急処置用の救急箱は用意してあります。
スタッフルーム内線:3200 不在の場合:3010(財団事務室)

サービスルーム(給湯室)

湯呑み・急須・ポット・盆等をご用意しています。使用後は必ず洗って元どおりにしてください。

雨の日は

エントランスロビーに傘袋をご用意しております。

打合わせ以外の事項は

ご利用当日に、あらかじめご予約されていない設備・備品等をご利用される場合や、スケジュールの変更等が出た場合は担当職員にお申し出ください。ただし、当日の設備・備品等の追加は、ご対応が難しいこともありますのでご了承ください。

ご利用時間の延長

ご利用時間は厳守してください。やむを得ない理由により延長されたい場合は、次の利用者に支障のない場合に限りご利用できます。

後片づけ

催し物が終了したら、必ず元の状態に戻してください。

  • 舞台/舞台スタッフの指示に従ってください。
  • 客席/ゴミ・忘れ物等の確認をしてください。
  • 楽屋/楽屋内の備品を元どおりにしてください。
  • ホワイエ/受付等の机・イス、使用したサインスタンド等を元どおりにしてください。
  • ゴミ・弁当殻/主催者側でお持ち帰りください。

ご精算

楽屋使用料・冷暖房・附帯設備の使用料等のご精算は、催し物終了後に現金または銀行振込でお支払いください。

ホールご利用についてのお願い

事前打合わせ

催し物を円滑に進行していただくため、ご利用の約1ヶ月前に詳細な打合わせを行います。

ご利用時間

ご利用時間には、準備・後片づけ等の時間を含みます。ご利用時間内に完了するよう注意してください。

喫煙

健康増進法の施行により、屋内は全面禁煙とさせていただいております。ブロック内もホワイエも禁煙となります。入場者および施工業者には事前の周知を徹底してください。

関連郵便物・配達物

催し物に関連した郵便物・配達物については当施設では受け取り・保管はいたしません。当日、主催者が直接受け取るよう手配してください。やむを得ず受け取った場合、紛失・盗難等の事故が発生しても当施設では一切責任を負いません。催し物終了後の物品の預かりもお断りします。

利用許可の取消し制限

ご利用内容が次のいずれかに該当するときは、ご利用の取消し、もしくはご利用を中止をさせていただくことがあります。

  • ホールの利用権を第三者に譲渡、転貸した場合
  • 公の秩序または善良な風俗を乱す恐れがあると認められた場合
  • 施設および付属設備・備品などを損傷・紛失する恐れがある場合
  • 各施設の「利用のご案内」を遵守しなかった場合
  • ご利用の目的・内容が申請と異なっている場合
  • 災害、その他の不可抗力な原因によって施設のご利用ができなくなった場合
  • その他、ホール運営上支障があると認められる場合

上記の理由でご利用の取消し・制限が生じた結果、お客様に損害が生じる場合があっても当施設では一切責任を負いません。

管理責任の範囲

盗難・不測の事故等により、ご利用者・出演者・参加者および観客に損害が生じた場合、当施設では一切その責任を負いません。

損害の賠償

施設・設備等を損傷・紛失した場合は、弁償していただきます。

災害・緊急時の対策

通常の警備・整理についてだけでなく、災害・緊急事態発生時に備えて観客の避難・誘導、緊急連絡・応急処置などについて綿密な計画を立てるとともに、当日の係員に徹底してください。

関係官公署への届出

ご使用が承認されたら、あらかじめ関係官公署へ必要な届出をしてください。

  • 禁止行為の解除申請をするとき/浜松市中消防署予防グループ tel 053-475-7568
  • 混雑が予想される大規模催事について/浜松中央警察署 tel 053-475-0110
  • 飲食物を調理加工して販売する場合/浜松市保健所生活衛生課 tel 053-453-6114
  • 催事の開催にあたり、内容によっては消防署に「催物開催届出書」の提出が必要になる場合があります。

看板・入口案内

案内看板は決められた場所以外には掲示できません。提示する場合は担当職員と打合わせをしてください。

大きな機材や重量物の搬入

大きな機材や重量物の搬入は、事前に担当職員と打合わせをしてください。

チケットの前売り

アクトシティチケットセンターで公演チケットの前売りをご希望される場合は、お早めにご相談ください。

その他注意事項

次のことを厳守してください。

  • 利用許可を受けていない施設に立ち入ったり備品を使用したりしないこと
  • 火気・危険物・動物(盲導犬を除く)・その他のホール管理上不適切であると認められる物品の持込みをしないこと
  • ご利用時間内におかえる主催者・責任者の所在を常に明確にしておくこと
  • 災害の発生時に備えて、利用前に必ず避難経路を確認すること
(公財)浜松市文化振興財団 アクトシティ浜松
TEL:053-451-1111 FAX:053-451-1123

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